Steuerhinweis für Rentner Nr. 88 12.3.2017 und 10.4.2018
Steuerliche Behandlung der privaten Dienstwagennutzung
(Kürzung des Nutzungswerts um privat gezahlte Fahrzeugkosten)
1. Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur privaten Nutzung, ist der private Nutzungsanteil monatlich mit 1% des inländischen Listenpreises (einschließlich MWSt) des Kraftfahrzeugs anzusetzen. Kann das Fahrzeug auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, so erhöht sich der zu versteuernde private Nutzungswert monatlich um 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Kürzungen dieses Wertes wegen Beschriftungen des Fahrzeugs, wegen eines privaten Zweitwagens oder wegen Übernahme der Treibstoff- oder Garagenkosten durch den Arbeitnehmer sind lt. Lohnsteuerrichtlinen nicht zulässig. Der monatliche Nutzungswert gilt auch dann, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer nur zeitweise zur Verfügung steht.
2. Abweichend von dieser Grundregelung kann der Arbeitgeber den privaten Nutzungswert mit den für das Fahrzeug entstehenden Aufwendungen ansetzen, die auf die privaten Fahrten entfallen. Dazu müssen die Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Wegen der damit verbundenen Umstände wird dieses Verfahren nur in Ausnahmefällen praktiziert. Insbesondere Unternehmen mit großem Fuhrpark lehnen es häufig ab, die erforderlichen Aufzeichnungen durchzuführen und wenden daher die 1%-Methode an.
3. Zahlt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber für die private Nutzung des Fahrzeugs ein Entgelt (Kostenbeteiligung), ist der Nutzungswert insoweit zu mindern. Selbst getragene Fahrzeugkosten konnten bisher vom Nutzungswert nicht abgezogen werden und galten daher auch nicht als kürzungsfähige Zuzahlungen. In seinem Urteil vom 30.11.2016 (VI R 2/15) hat der Bundesfinanzhof entgegen der bisherigen Verwaltungsauffassung entschieden, dass vom Arbeitnehmer aus privaten Mitteln selbst getragene Fahrzeugkosten vom geldwerten Vorteil gekürzt werden können. Somit wären z.B. Treibstoff- und Garagenkosten, die der Arbeitnehmer trägt, neben einer vereinbarten Kostenbeteiligung vom Nutzungswert abzusetzen. Dazu müssen sie aber im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht und nachgewiesen werden.
Diese Neuregelung dürfte bei Nutzung einer Karte (Aral Card), mit der nur im Inland Kraftfahrzeugkosten bezahlt werden können, auch für die bei Auslandsfahrten im Ausland privat gezahlten Kraftfahrzeugkosten gelten.
4. Da die vom BFH vertretene Auffassung bisher vom Arbeitgeber nicht berücksichtigt werden konnte, muss eine Kürzung des Nutzungswerts ggf. im Rahmen der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers geltend gemacht werden. Dazu wird es erforderlich sein, die selbst getragenen Kosten in geeigneter Form dem Finanzamt glaubhaft zu machen oder gar nachzuweisen.
Bei den noch abzugebenden Einkommensteuererklärungen für 2016 und 2017 sollte darauf ggf. geachtet und bei neu eingehenden Steuerbescheiden ggf. noch in einem Einspruchsverfahren die geänderte Rechtslage geltend gemacht werden.
Siehe Übergangsregelungen lt. BdF-Schreiben vom 4.4.2018 unter 6.
5. Folgende Beispiele erläutern die Verfahrensweise.
Beispiel 1:
Für einen PKW mit einem Bruttolistenpreis (einschließlich MWSt) von 40.000 €, der nicht für Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte genutzt wird, beträgt der monatliche Nutzungswert 400 €. Der Arbeitgeber erhebt eine monatliche Kostenbeteiligung von 0,5 % (200 €), die bei der Lohnversteuerung vom Nutzungswert abgezogen wird, so dass 200 € verbleiben, die zu versteuern und zu verbeitragen sind.
Die vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr aufgewendeten Kraftstoffkosten haben 900 € betragen. Für Fahrzeugwäsche wurden 100 € aufgewendet. Diese insgesamt 1.000 € selbst getragene Kraftfahrzeugkosten sind im Rahmen der Einkommensteuererklärung wie folgt geltend zu machen:
Nutzungswert für die private Dienstwagennutzung (12 X 400 €) = 4.800 €
Abzüglich erhobene Kostenbeteiligung von 12 X 200 € = 2.400 €
Verbleibender vom Arbeitgeber versteuerter Nutzungswert 2.400 €
Der vom Arbeitgeber versteuerte Bruttoarbeitslohn ist um die vom
Arbeitnehmer getragenen eigenen PKW-kosten von 1.000 €
zu kürzen und mindert die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit., so dass 1.400 €
als versteuerter Nutzungswert verbleiben.
Hätte der Arbeitnehmer auch noch Garagenkosten von 1.800 € aufgewendet, könnte der steuerpflichtige Nutzungswert sogar auf 0 € reduziert werden. Ein weiterer Abzug und Minderung der übrigen Lohneinkünfte ist jedoch nicht zulässig.
Beispiel 2:
Wie im Fall 1 beträgt der Nutzungswert monatlich 400 € und die Kostenbeteiligung 200 €.
Für die im Kalenderjahr im Inland angefallenen Kraftstoffkosten von 900 € und 100 € Kosten der Fahrzeugwäsche hat der Arbeitnehmer eine ARAL-Card genutzt, für die monatlich 100 € vom Arbeitslohn einbehalten und vom zu versteuernden Nutzungswert als weitere Kostenbeteiligung abgezogen wurden.
Die vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr selbst im Ausland aufgewendeten Kraftstoffkosten haben 400 € betragen und sind in der Einkommensteuererklärung wie folgt geltend zu machen:
Nutzungswert für die private Dienstwagennutzung (12 X 400 €) = 4.800 €
Abzüglich erhobene Kostenbeteiligung von 12 X 200 € = 2.400 €
und die für die ARAL-Card entrichtete Kostenbeteiligung von 12 x 100 € = 1.200 €
Verbleibender vom Arbeitgeber versteuerter Nutzungswert 1.200 €
Der vom Arbeitgeber versteuerte Bruttoarbeitslohn ist um die vom
Arbeitnehmer im Ausland getragenen eigenen PKW-kosten von 400 €
zu kürzen und mindert die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit., so dass 800 €
als versteuerter Nutzungswert verbleiben.
Hätte der Arbeitnehmer auch noch Garagenkosten von 1.800 € aufgewendet, könnte der steuerpflichtige Nutzungswert sogar auf max. 0 € reduziert werden.
6. Neuregelung der lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist lt. BdF-Schreiben vom 4.4.2018 in allen offenen Fällen anzuwenden.
Das Merkblatt für den Arbeitgeber vom 1.11.1995 und diverse nachfolgende BMF-Schreiben zu dieser Thematik werden durch das neue BdF-Schreiben ersetzt.
Folgende Regelungen sind für die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen besonders zu beachten.
6.1. Wird der pauschale Nutzungswert durch die dem Arbeitgeber nachweislich entstandenen Kosten überstiegen, wird der pauschale Nutzungswert höchstens mit den Gesamtkosten des Fahrzeugs angesetzt (Kostendeckelung).
6.2. Bei einem Fahrzeugwechsel im Laufe eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten Kraftfahrzeugs zugrunde zu legen.
6.3.Ein unterjähriger Wechsel zwischen der 1%-Regelung und der Fahrtenbuchmethode für dasselbe Kraftfahrzeug ist nicht zulässig.
6.4. Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder auf dessen Weisung an einen Dritten für die außerdienstliche Nutzung ein Nutzungsentgelt, mindert dies den Nutzungswert.
6.5. Nutzungsentgelt bei der pauschalen und der individuellen Nutzungswertmethode ist
a) ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z.B. 1/2 % des Bruttolistenpreises) oder
b) ein nach den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (Kilometerpauschale)
c) oder eine vom Arbeitnehmer übernommene Leasingrate oder
d) die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch den Arbeitnehmer. Das gilt auch, wenn diese zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden. Vom Arbeitnehmer selbst getragene einzelne Kraftfahrzeugkosten sind Kosten, die zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören.
e) Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung sind kein Nutzungsentgelt und daher nicht anzurechnen.
f) Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungwert, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten, weil der Arbeitnehmer in Höhe des Nutzungsentgelt nicht bereichert ist.
6.6. Nachweis der selbst getragenen Fahrzeugkosten
Macht der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung individuelle Kraftfahrzeugkosten vorteilsmindernd geltend, muss er die Nutzungsvereinbarung vorlegen (betriebliche Regelung).
Außerdem muss er fahrzeugbezogen darlegen, wie der Arbeitgeber den Nutzungswert ermittelt und versteuert hat. Die monatliche Gehaltsabrechnung weist den geldwerten Vorteil (1 % Bruttolistenpreis des Fahrzeugs) und die Kostenbeteiligung (1/2 % BLP) aus.
Ferner sind die Gesamtleistung des Fahrzeugs im Kalenderjahr und die vom Arbeitnehmer selbst getragenen individuellen Kraftfahrzeugkosten schriftlich darzulegen (z.B. in Tabelle mit Datum und Angabe der Menge und des Preises für Kraftstoff und Nebenleistung wie Fahrzeugwäsche) und durch Belege nachzuweisen. Daher rechtzeitig Tankbelege und Rechnungen sammeln.
7. Auswirkungen der Neuregelung für die künftige Fahrzeugnutzung und -abrechnung.
Wer bisher seine selbst zu tragenden Fahrzeugkosten über eine ARAL-Card bezahlte, konnte die dafür vom Arbeitgeber einbehaltene Kostenpauschale als Kostenbeteiligung dem geldwerten Vorteil gegenrechnen. Dieses wurde bereits monatlich aufgrund eine Jahresannahme bei der Lohnabrechnung berücksichtigt und am Jahresende ggf. anhand der tatsächlichen Kilometerleistung korrigiert.
Da künftig die selbst getragenen Fahrzeugkosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden können, schwindet der steuerliche Vorteil aus der Nutzung der ARAL-CARD. Siehe auch Steuerhinweis für Rentner Nr. 109.
Wer bisher keine ARAL-Card genutzt hat, wird durch die nachträgliche Kürzung des geldwerten Vorteils um die selbst getragenen Kraftfahrzeugkosten erstmalig eine steuerliche Besserstellung erfahren. In diesen Fällen ist es daher erforderlich, die bereits abgegebenen Steuererklärungen zu ergänzen und bei noch nicht rechtskräftigen Steuerbescheiden dieses im Rahmen eines Einspruchs nachzuholen. Wichtig ist, dass mögliche Einspruchsfristen nicht verpasst werden.
Helmut Laser